Formulários

Receba pedidos por um link. Cada envio vira contato e negócio, com a origem guardada, e pode seguir direto para o WhatsApp.

O que é e quando usar

Com um formulário, a empresa recebe pedidos de contato por um link, sem contratar outra ferramenta. Cada envio cria ou encontra o contato, abre um negócio no funil escolhido e guarda de onde a pessoa veio.

Use em anúncios, na bio do Instagram, no balcão com QR Code ou dentro do site da empresa. Serve para pedido de orçamento, agendamento, matrícula, cadastro de parceiro e o que mais a sua equipe precisar receber organizado.

Ligue o módulo

Abra Configurações e escolha Site e formulários. Só o administrador ou o dono do espaço de trabalho pode ligar.
Clique em Ligar. Se o CRM estiver desligado, a tela mostra o que muda e oferece ligar os dois juntos.
Pronto: o item Formulários aparece no menu para a equipe.

Com o CRM ligado, as regras de envio passam a valer para mensagens automáticas: quem pediu para sair não recebe e, no WhatsApp oficial, fora da janela de 24 horas só sai modelo aprovado. Ligar não envia nenhuma mensagem aos clientes.

Crie e publique seu primeiro formulário

Mudou algo depois de publicar? Salvar guarda o rascunho. O link continua mostrando a versão publicada até você clicar em Publicar de novo.

Abra Formulários. No quadro Crie seu formulário com IA, diga o que quer saber de quem preenche, como tipo de serviço, bairro e para quando. A IA escolhe as perguntas, usa opções quando dá e liga as respostas aos campos do CRM que já existem.
Prefere montar à mão? Use Começar de um modelo. Nome e WhatsApp sempre vêm prontos no começo.
Em Perguntas, ajuste o que precisa. Cada pergunta pode ser obrigatória, mudar de tipo e guardar a resposta em um campo do CRM. Para mudar várias de uma vez, escreva o pedido em Peça para a IA, como pergunte também o e-mail.
Para mostrar uma pergunta só em certos casos, use Mostrar só se. Exemplo: o endereço aparece apenas quando a pessoa escolhe Entrega.
Em Depois do envio, escolha o que acontece quando a pessoa termina de preencher.
Confira a prévia no celular e clique em Publicar. Se faltar algo, a tela lista o que resolver.

Peça só o que a equipe vai usar. Cada pergunta a mais tira gente do formulário.

Escolha o que acontece depois do envio

Abrir o WhatsApp: A pessoa continua no WhatsApp com as respostas já escritas e um código. É a opção padrão. Informe o número que recebe com DDI e DDD, como 5534999990000.
A empresa chama: O número oficial manda um modelo aprovado em segundos. Exige WhatsApp oficial, modelo aprovado, texto de consentimento e telefone obrigatório. A caixa de aceite passa a ser obrigatória, e cada mensagem tem custo na Meta.
Só registrar: Nenhuma mensagem é enviada. O responsável recebe uma tarefa para retornar.

Se o modelo não sair, a resposta continua guardada, e o responsável recebe uma tarefa e um aviso com o motivo.

Como o envio chega ao CRM

Contato: Telefone e e-mail identificam a pessoa. Quem já existe é reaproveitado, e campo já preenchido nunca é sobrescrito.
Negócio: Nasce no funil e na etapa que você escolheu, com origem Formulário. Quem já tem negócio aberto nesse funil continua nele, sem abrir outro.
Responsável: Vem da distribuição do funil. Sem distribuição ligada, o aviso vai para quem publicou o formulário.
Conversa: Quando a pessoa escreve, a conversa se liga ao envio pelo código da mensagem. Se ela apagar o texto, a ligação é feita pelo telefone, em até 7 dias.
Cartão: O que a pessoa preencheu aparece na conversa e no negócio. Quem atende já sabe o que ela quer.
Automações: Nas regras do CRM, use o gatilho Quando alguém envia um formulário.

Compartilhe o formulário

Para saber de onde veio cada envio, acrescente UTM ao link, como ?utm_source=instagram&utm_campaign=novembro. Cliques de anúncio com gclid ou fbclid entram como Google Ads e Meta Ads.

Depois de publicar, abra a aba Compartilhar.
Copie o link para a bio do Instagram, o anúncio ou uma mensagem.
Baixe o QR Code para o balcão, a vitrine ou material impresso.
Para colocar dentro do seu site, copie o código e cole no ponto da página onde o formulário deve aparecer.

Acompanhe respostas e resultados

Em Respostas ficam os envios, com situação, origem, negócio e conversa. Em Resultados você vê o caminho de 7, 30 ou 90 dias, no total e por campanha.

Aberturas: Quantas vezes a página carregou, sem cookie. Pode incluir testes da equipe.
Envios: Formulários enviados e aceitos.
Conversas: Envios que já têm uma conversa ligada.
Negócios: Cada negócio conta uma vez, na primeira origem dele.
Propostas: Negócios com proposta enviada depois do envio.
Pagos: Pagamento confirmado no Asaas depois do envio, sem estorno. Mudar de etapa não conta.
Sem origem: O envio chegou sem UTM nem identificador de anúncio.

Respostas de WhatsApp Flows no CRM

Se a empresa usa WhatsApp oficial e envia Flows pela conversa, as respostas podem virar contato e negócio pelo mesmo caminho do formulário. Abra Formulários, aba WhatsApp Flows, escolha o Flow publicado e diga para qual campo do CRM vai cada resposta, se abre negócio e em qual funil e etapa.

O telefone vem do próprio WhatsApp. Cada resposta entra uma vez só, e a conversa fica ligada ao negócio. Só vale para Flow enviado pelo painel: Flow dentro de modelo ou campanha não diz de qual Flow veio a resposta.

Ligar ou mudar um mapeamento é só para o administrador, porque cada resposta passa a criar negócio. O custo de cada Flow enviado aparece em WhatsApp oficial, aba Consumo.

Envie as vendas para a Meta

Quem anuncia na Meta pode mandar cada venda paga de volta para o anúncio. Assim a Meta aprende quem compra de verdade, e não só quem clica.

Em Configurações, Site e formulários, Enviar vendas para a Meta, o administrador informa o ID do conjunto de dados e o token da Meta e confirma que não envia dado de saúde, dado financeiro nem resposta de formulário. Use Enviar teste com o código de teste da Meta antes de ligar.

A venda sai quando o pagamento é confirmado no Asaas e o negócio veio de um anúncio de clique para WhatsApp, de uma página ou de um formulário com o identificador do clique. Vai só o valor, o horário e o telefone ou e-mail em código, sem nome nem respostas. Estorno, setor de saúde e pagamento sem identificador de clique não saem, e a tela mostra o motivo.

Consentimento e privacidade

A caixa de aceite nunca vem marcada. Quando a pessoa aceita, o contato guarda o recibo: texto aceito, versão do formulário, finalidades, data, página e IP.

Quem já pediu para sair continua fora, mesmo que preencha um formulário. Para voltar a receber, a própria pessoa escreve QUERO RECEBER no WhatsApp. Depois do envio, a página também oferece o link para parar de receber mensagens automáticas.

Em um pedido do titular, a exportação inclui as respostas, e a anonimização apaga respostas, IP e código.

O texto de consentimento que vem pronto é um ponto de partida. Peça para um advogado revisar antes de usar com clientes.

Quem pode fazer o quê

Quem não é administrador só vê as respostas de contatos que o CRM já deixa ver.

Leitura: Vê os formulários, as respostas e os resultados.
Escrita: Também cria e edita formulários e muda a situação das respostas.
Administrador: Também publica, pausa, arquiva, exporta a planilha e liga ou desliga o módulo.
Suporte: Vê apenas o cartão do formulário dentro da conversa.

Se algo não funcionar

O link diz que o formulário não está disponível: O formulário está pausado, arquivado ou ainda não foi publicado, ou o módulo ou o CRM foi desligado.
Não consigo publicar: Resolva os itens de Falta resolver para publicar. Campo que pede senha, cartão de crédito ou código de segurança não pode ser publicado.
A mensagem da empresa não saiu: Abra a resposta para ver o motivo. Confira se o modelo segue aprovado, se quem publicou tem acesso ao número, se o telefone é um celular brasileiro e se a pessoa não pediu para sair.
Aparece Sem conversa ainda: A pessoa ainda não escreveu, ou escreveu depois de 7 dias e sem o código. Se ela usou outro número e apagou o código, ligue a conversa ao negócio pela caixa de entrada.
A pessoa recebeu Muitas tentativas: O formulário limita os envios por minuto de um mesmo endereço de internet para barrar robôs. Basta tentar de novo em instantes.
Não vejo uma resposta: Confira o filtro de situação. Quem não é administrador vê só os contatos que alcança no CRM.

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